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Si la cité nordiste de près de 100 000 habitants peut aujourd'hui déployer une panoplie complète d'applications d'administration électronique, dont le parapheur, c'est qu'elle a commencé par rénover sa propre infrastructure IT.

« On ne peut aller vers l'e-administration avec du matériel obsolète », insiste Jaysing Jeeawock, directeur informatique de la ville de Tourcoing. La municipalité a donc commencé par rénover de fond en comble sa propre infrastructure informatique et de communication.

Le chantier a démarré en 2000 avec le déploiement d'un système de téléphonie IP sur fibre optique, la Boucle bleue de Matra Communication, avec à la clé une première économie de l'ordre de 200 à 300 000 euros par an. Puis la ville s'est dotée en 2008 d'un intranet municipal. « Car un beau site internet vitrine ne suffit pas, complète Jaysing Jeeawock. Avant de dématérialiser ses relations avec d'autres, ses partenaires et les citoyens, il faut donner aux agents un accès en ligne à leurs propres applications. Celui-ci fluidifiera les échanges internes et permettra de supprimer le papier. »

Un schéma directeur d'impression et de copie a ainsi pu être mis en place cet été. Il vise notamment à supprimer l'incroyable gâchis des mails imprimés, juste pour en prendre connaissance. Parallèlement, Tourcoing a commencé à déployer le parapheur électronique de MT Software. « Nous l'appliquons d'abord à des choses très simples, détaille le DSI, puis nous montons en puissance ». Avec l'objectif de supprimer entièrement les parapheurs carton et de réaffecter à l'accueil citoyen les appariteurs qui les portaient de bureau en bureau.

Le parapheur électronique de MT Software donne de ce point de vue pleine satisfaction : il n'a pas nécessité de développements logiciels complémentaires ; il s'est coulé dans l'organisation existante et surtout il pourra être commun à toutes les applications métiers existantes. « Le parapheur électronique, résume Jaysing Jeeawock, est l'épine dorsale du fonctionnement de la commune. Il faut à tout prix éviter que chaque application ait son workflow et son parapheur. »

Du coup, Tourcoing a pu commencer à dématérialiser ses échanges avec certains de ses partenaires extérieurs : la CPAM, la CAF (pour les cautions familiales) et l'Agence nationale des titres sécurisés (pour la délivrance des passeports biométriques). La dématérialisation du contrôle de légalité des délibérations (service Actes) et du contrôle de la comptabilité (service Helios) suivront début 2010. De même que la dématérialisation du conseil municipal par la diffusion aux élus des documents de travail en PDF ; la mise en place de l'extranet scolaire, de la billetterie théâtre et du paiement en ligne des cantines scolaires et des crèches ; la réponse en 48 h aux demandes citoyennes ; la gestion sans resaisie des candidatures déposées en ligne aux offres d'emploi municipales ; la création d'un nouvel accueil à l'hôtel de ville capable de trouver également sur l'internet les informations demandées, la définition d'un programme de démocratie participative...

Mais le DSI ne peut être le seul chef d'orchestre. « Les élus doivent être décidés à bouleverser les habitudes acquises, souligne encore Jaysing Jeeawock. Tous les trimestres, nous faisons le point ensemble de l'avancement des projets. Le plus dur, c'est l'accompagnement au changement, la redéfinition des rôles, la gestion des formations... »

Parallèlement, il faut bien sûr aussi un aménagement numérique du territoire, une généralisation des accès haut débit, sinon fibre optique. Il faudra également trouver une solution au problème de l'archivage des documents électroniques. Mais à cette date, Tourcoing n'externalise que son site web.

Article rédigé par Jean Claude Streicher et paru le 6 Octobre 2009 sur demateriel.com